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實務應用
實務應用
藉由PMP架構,構建專業思維
作者
曾奕捷
作者簡介
我叫曾奕捷,畢業於台灣大學土木工程所,工程本科出身的我現在在台北市政府工務局服務,進到工作環境之後,才瞭解了專案架構的重要性,所以毅然地加入長宏學習專案管理,也在獲取PMP資格的同時,給了自己除了工程底子之外的重要思考邏輯,並期待能將專案管理的相關資訊傳授給更多人。
文章內容
我是一名工程司,在公家機關的名詞中,就是負責工程專案的PM人員,我學到專案管理是一個思維,一個邏輯架構,而不是無限制的隨意發想,更不是盲目的只照著制式的範本來填空;運用這個思維,可以在第一時間運用5大流程把時間軸抓住,並架構時間里程碑;可以運用十大子過程迅速的思考專案的各面向,並且找到重點;最後是共好以及逐步完善的開放性溝通思維,你可以用這一套理論,迅速地成為一個開放而細膩,負責而積極的人。
一、工程就是一個個的專案:
每個工程基本上都是一個專案,包含了特定的專案產出,可能是一座橋,一個公園,或是一棟建築;他有明確的開始即起迄點,更重要的,隨著工程的變動,地基的開挖等等,可能會碰到地下水,舊有的建築物,地質的改變,法令的更動等一大堆的不確定因素,所以逐步完善更是工程的重要關鍵。
然而就像是大多數工程體系出身的人員,理工背景的我們喜歡"正確"的量化數據,這導致我們認為變動是一種"錯誤",也誤把"風險"當作一個可怕的失敗因子,而不是整個專案必經的一個子過程。
二、PMP與工程生命週期:
工程的生命開頭是規劃,類似於專案的起始階段,在這個階段,我們要求的是整體的成本估算,以及願景效益估算,藉由PMP的5大流程,49子過程,可以更精準的定位及思考起始階段的問題,這個工程人員之前都沒有顧慮到的重點"利害關係人管理"以及"發展專案章程",我在學得PMP邏輯後,第一步就是取得發起人的同意,發起專案章程,並且藉由利害關係人辨識,位工程的開頭規劃打底。
工程的第二步就是設計,設計包含了之後的藍圖,架構,預算,規範,就像是規劃階段的專案管理計畫書,同樣的,利用專案管理架構,常常我們沒有想到的範疇管理,以及風險管理,都有著顯著的效率提升。
工程的第三步是施工階段,就類似於專案的執行階段,而最大的思維升級在於,工程認為設計和施工是對立的,常常施工會責怪設計不良,而設計則是會堅持要求施工廠商依據原設計的方式去做,這也使的工程常常失去了一起逐步完善的機會,我在學得PMP架構後,先是改變他們的契約,增加工程預備費的存量;改變設計契約,使的設計的請款依據不是出圖就好了,而是工程完成才能拿到部分的尾款,並且必須負責過程中的變更設計,以及問題解決;改變工程契約,增加獎勵機制,只要想到更好,無論是生態還是經濟或是耐久品質的方案,經過提出都能得到相關的獎勵,無論是工期或是利潤,藉由"逐步完善"的邏輯,增進工程的階段介面整合,確實讓我今年負責的工程有了長竹的效率改善。
三、PM的主要工作在於溝通:
工程的既有邏輯注重於計算,而在學的PMP思維後,我知道關鍵在於溝通,藉由起始階段的"辨識利害關係人"建立溝通對象開始,我學會把大多的精神花在溝通上面。
1.與設計者溝通:
設計者在以往總是害怕承認錯誤,以及害怕專案改變,藉由溝通及契約的改變,使的設計者不必再因為害怕而堅持原先的想法,並給他誘因,讓他能夠在施工階段自主的改變,逐步完善。
2.與工程人員溝通:
工程PM往往忽略的就是與工程人員的溝通,因為以往的他們常常傲慢的覺得工程人員是協助他們把心中藍圖實作出來的工具,而非思考回饋的對象,這樣的文化邏輯也使的工程人員明明最瞭解現況的情形,但卻不敢提出變更的構想,以及創新的思維,好的PM應該要引導出這一群真正了解的人說出正確的意見,並且建立平等且獎勵的機制,一起逐步完善。
3.與發起人溝通:
公共工程的發起人常常是機關的首長,上級的長官,以往的溝通往往報喜不報憂,而在息的PM思維後,我學會在其初便做出里程碑清單,並且藉由溝通管理,明訂出向上溝通的頻率,以及項目,藉由溝通,也讓發起人更能夠理解並支持案件。
4.與市民溝通:
公共工程侍衛人民而做,真正使用並且會給予這個工程整返日後評價的,就是這些使用的人們,但往往他們都不再溝通名單內,在習的PM思維後,我在工程的規劃階段便擬定與民眾的溝通策略,並且擬定讓民眾參與的機制,藉由這個方式,我發現地方對於工程的認同感提升了,甚至對於工程施作階段會對於生活照成的不便也更能夠容忍了。
5.與爭議溝通:
在學得PM思維後,我明定時間及場合,邀集相關的人員來做檢討溝通,大家把爭議說出來,一起想辦法解決,溝通過程中鼓勵大家發言,沒有對錯,藉由把爭議拿上檯面的工作文化,避免小問題不斷的發酵惡化,而成為影響專案成敗的大問題,同時能夠互相建議改進的團隊,更能無私的相互鼓勵成長。
四、未來的挑戰與理想:
工程的品質以及工法隨著科技的進步已經日益完善,未來面臨的挑戰便是如何有效的,有邏輯性的與各利害關係人溝通,在成為PMP後,對於我既有的工程思維有了非常巨大的衝擊,然而,要建立一個新的架構並不是一兩年,或是一兩個人能夠做到的事情,我希望在未來的幾年內,先初步得把PM架構應用在工程上做出成果,並且鼓勵志同道合的夥伴一起學習,PM的精神是分享,是逐步成長,希望在未來的日子裡,能逐步完善的努力完成這項競業。