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實務應用
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專案管理於專案實作課程之應用
作者
汪于茵
作者簡介
汪于茵,國立中山大學資訊管理學博士,目前任教於靜宜大學資訊管理學系,教授專案管理、專案實作等課程。成為PMP之後,致力於將專案管理的流程觀念與具體作法落實於教學,並試圖將專案管理的精隨體現於日常生活。
文章內容
專案實作課程是一門為提昇學生之團隊合作、自主學習及解決問題能力,而鼓勵同學們從事教學、研究及應用軟體創作的課程。此專案實作課程安排於大學部,從三年級下學期開始至四年級上學期結束,共二個學期。該課程中所產生的專案實作成果,將成為大學部同學們的畢業專題展作品。根據系所發展方向,老師們將提供相關的研究方向或指定相關的研究題目,由學生們在兩個學期的時程內製作完成並參與口試。大三同學們採取自行分組(人數限制由學院統一規定),自行選定指導老師及指定的題目。題目內容由指導的師生們共同研擬,並由指導的師生們共同完成專案計畫。待專案計畫完成後,配合學院專題展時程,同學們需繳交會議記錄、專題計畫書、參加學院認列之專業研習課程、出席口試並展示其專案成品後,由口試委員完成評分才算專案完成。

專案實作課程的進行符合專案的特性,它是暫時性/一次性的、有獨特的專案成果產出、以及明確的開始與結束的執行期間。以下使用專案管理的五大過程組,簡述專案管理手法應用於專案實作課程之案例分享。

一、專案起始過程
由於專案實作課程為系訂必修課程,專案的啟動因課程之需要,因此系訂「專案實作實施要點」可視為專案章程,其中載明專案的範疇、時程、品質、風險及利害關係人…等,簡略摘錄部分內容如下:

第一條 為提昇學生團隊合作解決問題之能力,並鼓勵從事教學、研究及應用軟體的創作,特訂定專案實作實施要點(以下簡稱本要點)。本系學生均須修習並通過專案實作(一)及專案實作(二),其進行方式以分組方式製作畢業專題(以下簡稱畢業專題)。

第三條 系上於應屆學生大二下時公告題目,學生需於大二下學期完成畢業專題分組(每組最多四人)並確定專題題目及指導老師;大三下學期須修習專案實作(一)、大四上學期須修習專案實作(二)。
第四條 專案實作(一)成績計算方式為前一學期互動紀錄(至少兩次)10%,專題計畫書15%,口試評分50%(需呈現雛形系統),指導老師評分25%。專題計畫書於開學二週內繳交,由系上2-3位老師進行計畫書審查;口試時間為第十六週或十七週班會時間,由系上進行分組,口試內容以專題製作方向、目前進度及未來進度規劃為主,每組三至四位口試委員(專題指導老師不參與評分)。
專案實作(二)成績計算方式為指導老師評分40%,畢業專題成果展60%。口試時間為第七至九週班會時間,由系上依專題性質分組,口試內容以儀態、時間控制及演講技能(包括內容、表達、答辯)為主;每組三至四位口試委員(含該組專題指導老師)。
指導老師得視專題組學生表現決定是否參加口試,未參加口試者其評分項目一律以零分計算。
第五條 各組專題皆須參與資訊學院畢業專題成果展。


由於專案實作題目公告後,大學部修課學生需先在二年級下學期時,自行分組(最多四人一組)、選定指導老師、以及繳交專題分組調查表。待專題分組調查表給指導老師簽名並繳回系辦後,即代表此專案正式授權指導老師擔任專案經理(PM)的角色,在三年級上學期時該專案即正式啟動。

二、專案規劃過程
大學部三年級上學期時,由指導老師(PM)召開專案規劃會議。會議中,師生根據已選定的題目,共同創意發想,研擬系統創作動機、目的及專案欲達成的最終可交付成果。在此階段需完成的專案規劃項目舉例如下:
● 蒐集軟體創作需求:視障者輔助教學系統
● 定義可交付成果之範疇:視障者使用平板電腦打字之教學輔具設計
● 建立工作分解結構(WBS):依據專案範疇建立使用者介面、按鈕設計、版面配置、音效錄製、使用者登入管理、資料庫連結…等可交付成果和允收準則
● 規劃時程管理:在三年級上學期時需完成兩次會議紀錄、三年級下學期繳交專題計畫書及參與專題初審口試、大三全學年期間參加至少12小時專業研習課程、四年級上學期參與專題複審口試及專題成果展…等
● 規劃成本管理:採購平板電腦、實體按鍵之成本估算與決定預算
● 規劃品質管理:確認各項目之範疇及系統品質要求
● 規劃資源管理:利用指導老師所配置的研究室電腦進行程式撰寫開發
● 規劃溝通管理:建立LINE群組
● 辨識風險:記錄單於學期結束前未繳交者以零分計算、研習課程時數未達規定時數者以研習時數比例計分…等
● 規劃採購管理:規劃平板電腦、實體按鍵之採購流程
● 規劃利害關係人管理:指導老師、學生、採購廠商…等

規劃會議完成後,指導老師(PM)召開啟動會議,說明專案預定達成之目標及專案欲達成的各階段執行重點。

三、專案執行 & 四、監視與管制過程
專案執行過程中,每個月固定召開2次專案會議,由指導老師(PM)負責指導與管理專案工作的進行、提供專案所需的相關知識、監視與管制專案工作,了解各階段性工作的完成進度,以及管制範疇變更。在此階段進行的專案執行項目舉例如下:
● 管理與管制品質:學生除了口頭報告當前最新進度,也需展示系統畫面輔以說明,以管制和確認專案可交付成果符合專案範疇
● 管理團隊:化解同學間的溝通障礙
● 管理與監視溝通:回報系統開發過程所遭遇的問題(例如:手指與鍵盤配對)
● 執行與管制採購:對外採購平板電腦、實體按鍵,確保報帳程序符合規定
● 監視風險:確保同學已繳交紀錄單、已參加至少12小時之專業研習課程
● 確認與管制範疇:各功能整合完畢後,進行系統驗收(例如:視障者實測)
● 管制時程:三年級上學期(繳交會議紀錄單)、三年級下學期(繳交專題計畫書、專題初審口試)、四年級上學期(專題複審口試、專題成果展)…等

五、專案結束過程
專案通過複審口試,取得允收文件後,即可著手進行行政結案相關工作。在此階段進行的專案執行項目舉例如下:
● 最終成果移轉:繳交成果報告、CD 碟(含程式碼)
● 釋出資源:解散團隊