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實務應用
實務應用
商業分析課程協助提高工作溝通效率
作者
簡廷芳
作者簡介
畢業於台灣大學會計學系,五年大型會計師事務所審計經歷、六年會計工作,擔任過總帳管理、成本管理、預算管理、報表分析等作業,現任職於中華電信總公司並於東吳法律財經法組就讀。除參與會計師事務所審計專案外,尚參與過公司應收款項作業管理優化、專案管理系統優化、因應IFRS建置相關會計管理系統等專案。
文章內容
在公司主管及同事的推薦下報名參加了長宏PMI-PBA證照班,除了加強商業管理技能外,也希望能透過取得證照為自己增加一些競爭力。後來發現如果能將這些理論的學習與workshop的操作演練,應用到工作上,讓討論時有共通的語言,除了提高溝通效率外也增添了一些工作上的樂趣。
因為工作與家庭的關係,加上自己還在進修,讀書的時間十分有限,所以必須好好把握少數塊狀的時間,有效利用。非常感謝家人的支持以及主管與同事們的經驗分享、加油打氣,讓我可以順利取得PBA證照。
在上課的過程中會很自然的將就業以來參加專案的經驗融入,發覺Domain 1—Needs Assessment(評量需要)應是最重要,但卻可能也是相較其他Domain較不被重視的階段。從目的與目標的確定,開始辨識問題及機會,找到公司可以滿足潛在客戶的需求點在哪裡,或是找到潛在客戶的痛點在哪裡,創造出與潛在客戶接觸的機會,實務上許多專案在開始之前並沒有這麼完整辨識問題及機會的能力與時間。在了解潛在客戶可能的需要和痛點之後,接下來常做的當然是看我們能不能有服務潛在客戶的能力、是否有產業上特殊的規定,如政府法令限制等等,此時如果能有強大的研究團隊,基本上會補足大部分的專業知識落差,也能適時提供市場或產業趨勢分析來校正公司的產品或服務是否偏離市場需求。接下來在建議滿足商業需求的行動中,找出替代性的選擇,以避免原本認定的最佳方案並非實務上可操作的最佳方案。評量每個選項的可行性及衝擊,以及對成本效益實施評估,建議最佳方案提供管理階層進行決策。雖然書上認為BA應該要針對最適方案進行較細緻的方案評估,推估收入、成本費用、現金流,計算NPV、IRR、ROI等財務比率,但課堂中有許多學員提到,和我個人的經驗也較貼近,在實務上往往會被要求必須提供多個方案的財務比率進行比較,想當然而,細緻度也就不會像只針對最佳方案評估來的精細,這點也是在實務操作上與課程教學不太相同的地方。最後是商業企劃案的組合,將商業企劃案提供給潛在客戶、管理階層,確認符合需求、確定方向,從此時點專案開始執行。
Domain 2—Planning(規劃)在實務上,常常是由PM負責執行,但如果能有BA這個配置為PM分憂解勞,對整個專案的進行應該會有相當大的助益。規劃階段很重要的一個步驟是再次辨認關係人,找到最高主管、專案經理、產品經理等專業技術能力足以掌握公司在不同部門流程中的關鍵角色,在規劃階段取得重要關係人的支持,將會讓他們成為專案推動時的最大助力。透過這些對的關係人,才能夠準確依據公司或客戶的內部流程,撰寫商業分析計畫書:產出需求排序、需求追蹤工作、溝通與決策方法、驗證與確認流程、需求變更流程及結案評估流程。這個階段很容易被忽略的是驗證與確認流程,實務上常常沒有在此階段訂定出驗證與確認的標準,導致案件執行後無法進行驗證與確認,沒有可供遵循的標準作為驗證與確認的依據,導致專案無法繼續執行,或是需要花費很多的時間及心力,才能再將案件方向導回正途。接下來是撰寫工作計畫書,先決定產出,然後將產出向下展開數層工作與活動,預先規劃各活動所需要的時間及關聯性,安排執行順序、找到執行工作的人並且明定責任,參考執行者建議修訂排序及需要時程,請資深人員或專家協助適當的資源配置。最後,BA還必須綜合其他各種因素,像是工作態度、工作上的文化、成員相互間的配合度,以及依據最終目標時程等,調整相關細部內容,得到主管簽核、同意專案依此規劃執行。
Domain 3—Requirements Elicitation and Analysis(需求引出與分析)在實務上也是很容易被忽略的部分,或是很容易被壓縮時間的一個階段,如需求引出往往在時程規劃中被壓縮到必須在很短的時間內完成。從討論的主題出發,選擇出席會議的人員、用什麼樣的方式進行討論、最後是否達到會議目的並產出結論,以及會議後續的追蹤事項,一次一次的會議目的主要就是在釐清、幫助需求者更能了解自己的需求。再利用各種課程中提到、適合的模型以進行分析、整理取得的資訊。另外很重要的一點,就是將需求文件化,讓所有的需求能被適當排序、取得資源、在滿足需求後被合理的驗證與確認。
Domain 4—Traceability and Monitoring(追溯與監視)是一個很簡單的觀念,如果依照原規畫進行,理論上這樣做也應該能滿足客戶的想法,但在專案進行中持續追蹤和監視客戶的需求,常常還是發現沒有辦法真正的滿足客戶,這時就要去了解辨識重要利害關係人的步驟是否有瑕疵、引出利害關係人需求的工作是否不完整,導致客戶沒能夠說出他心中真正的需要。
Domain 5—Solution Evaluation(評估)在實務上,尤其是需要量產的產品,是一個尤其重要的階段。了解產出在市場上是否仍是一個被需要的產品,做出go/no-go的決策。
商業分析師的工作,比專案經理的工作期間還要長。這也是很符合一般公司的需求。如果在做一個專案之前,沒有一個明確的目標。就算是專案工作管理得再好,產品還是可能很容易會失敗,市場可能並不需要這樣的東西,公司還是會賠錢,因此在專案開始之前,應該需要有一個正確的目標,才能讓有效率的工作,達到正確的目標。而PMI-PBA證照班課程本身的內容,是提供一個完整的基礎知識架構,並介紹了一些常見的管理工具,這也是我上課主要的收穫。如果要應用到實際工作上,因為每個產業、企業本來就有其不同,要自己去找出適合應用到工作上的項目,並結合自身的產業知識 (Domain Knowledge),逐步落實到企業裡,如果直接全盤套用,想當然會造成很大的適應不良與反彈,所以考到證照只是開始,要自己找到適合的方式應用到實務上,並針對每間不同企業去調整成適合的方式,才是最困難的、也是將來要努力的方向。