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實務應用
實務應用
專案管理的實務應用與觀念啟發
作者
黃新龍
作者簡介
黃新龍,國立臺北大學企業管理博士,於2020/4/9正式成為PMP,曾任國防部主計局財務參謀官、主計局帳務中心科長,目前任職於國防大學管理學院上校戰略教官、資訊管理學系兼任助理教授,並擔任國防工業發展基金會委託研究計畫主持人。 成為PMP後,努力將所學專案管理知識應用於國防武器籌獲及預算資源獲得,並於課堂上講授專案管理知識與分享實務經驗,期能充分發揮PMP的價值。
文章內容
前言
102年個人奉調國防部主計局,每天早上6點鐘搭乘捷運由西門站3號出口至總統府後方博愛大樓上班,經常都是坐最後一班捷運下班,踩著的是沉重步伐和一顆疲憊的心;時隔7年,109年再次搭乘捷運由西門站3號出口出站,這次目的地是東吳大學城中校區,目標考上PMP,心情卻是大不相同,踏著輕盈的步伐和一顆想要的心。決定報考PMP證照,無關於增加收入或職場晉升,主要是想嘗試不同的挑戰並完成新設定的目標,過去我花了9年的時間才完成博士學位,現在如果可以花3個月時間考取一張國際級證照,對我而言非常值得一試,經過2個多月的苦讀,109年4月9日我正式成為PMP,一切都要感謝長宏團隊的協助。以下就「實務應用」、「觀念啟發」及「未來期許」3個面向,分享個人考取PMP後的心得:
一、實務應用
個人主要負責國防部預算編列工作,國防預算每年編列額度平均高達3,200億元,其中軍事投資預算包含各項重大武器裝備採購及中科院之科學研究案,從作戰需求、專案計畫擬定、專案執行、監督執行之進度與成效、最後到結案,都是遵循專案管理之起始、規劃、執行、監視與管制、結束的五大過程進行;國防武器裝備採購動輒數十億、甚至百億以上,專案管理對於國防預算與計畫管理之重要性,不言可喻。以下就PMP知識體系結合實務經驗,提出3點建議:
(一)適切調整組織結構:從國軍組織的觀點來看,不同專長的人員均隸屬於不同的部門,專案多數以弱矩陣組織的團隊編組執行,武器之建案方式,從作戰需求文件、系統分析報告、投資綱要計畫等階段,均由各功能部門的專案管理人員完成,其必須在原有的業務及有限的時間內完成複雜的文件,常常是力不從心。因此,將原來的弱矩陣組織改為強矩陣組織或成立專案管理辦公室,除可強化專案經理的職能,亦可使團隊成員專職於專案管理工作,如此一來方能有效提升專案的品質與成功機率。
(二)強化變更管理能力:專案環境充滿多變性、複雜性與不可預測性,經常需要協調許多利害關係人,一起確認需求並評估所需的資源。以國軍建案來說,如國艦國造、國機國造及各項新式武器裝備的採購或性能提升等專案,常常會遭遇到一些政治因素或國外商源不確定等不可預期事件。因此,專案的變更是不可避免的,若缺乏有效的變更整合管理,就會影響專案執行並造成衝突或風險,進而無法達成專案目標。為能有效管理專案的變更,必須審慎確認變更是否合理或有其必要性,並分析變更後的衝擊,給予最適的評估建議,後續更需嚴密管制變更的執行成效。
(三)加強專案管理訓練:武器裝備獲得是一項耗時、繁複的專案,並非以一般參謀作業可以完成,從國防部至各軍種需求單位及專案管理單位,都必須有專案管理的基本知識與能力,而非少數具有專案管理能力的人員即可,因此,國軍應加強專案管理的教育訓練,從專案管理知識,包含專案啟動、專案規劃、專案執行、專案監控及專案結束等,透過專案的案例說明與實作,讓所有專案管理團隊成員皆能掌握專案管理的精髓,以提升專案成功機率與管理績效。
二、觀念啟發
(一)PMP能力金三角
1.專業專案管理能力
所謂將帥無能累死三軍;很多人對於管理者亂指揮一通感到反感,專案經理並非什麼都懂,許多事情必須要懂得專業分工,各司其職,若非屬自己的專業不要輕易下結論,否則可能會造成團隊成員產生不信任感,並懷疑專案經理的專業,將專業的工作交給專業的人處理,其實就是一種專業性的展現,尊重專業將更容易贏得團隊的信任。
2.策略思維
錯誤的決策比貪汙更可怕;專案經理為了能夠設定正確的目標,必須具備清晰的思維,使專案目標和公司的戰略方向一致,方能夠使所有的計畫作為不會偏離整個組織的方向,如果專案一開始的策略和方向就錯誤,那麼專案不是在結束後才知道失敗,而是在開始的時候就注定失敗。因此,做對的事比把事做對來的更重要,唯有方向正確,策略運用得宜,才能真正達成專案的目的與目標。
3.領導力
所謂領導力並全然是掌握權力,而是帶領團隊解決問題的能力;身為專案經理,在繁雜的事務當中,如何在千頭萬緒中掌握重點,抓大放小並充分授權,是專案成功的關鍵因素。另外,擘劃願景、激勵員工、提升士氣亦是身為專案經理必須具備的領導力,我們常說帶兵要帶心,當團隊凝聚強大的向心力,才能提升高昂戰鬥力,共同面對所有的挑戰,順利完成專案目標。
(二)混合式專案管理
政府或大型企業的專案多數屬於PMP專案管理,也就是瀑布式的專案管理,而具有高度創新的專案則採用敏捷式的專案管理,不管是瀑布式或是敏捷式,其實核心目標是一樣的,就是達成專案目標;現今我們面對的是一個快速變化的環境,未來真正考驗的是混合式(Hybrid)的專案管理,採用以計劃管理為本,並輔以彈性滾動的管理方法,才能夠快速且精準的達成專案目標;因此,專案管理的方法沒有絕對的好與不好,只有最適合的,專案經理必須因應不同的組織型態與專案特性,採取不同的管理模式,才能確保專案成功。
三、未來期許
(一)未來持續強化個人的專業能力,使專案管理知識結合國防實務,將專案起始、規劃、執行、監視與管制、結束等五大過程,運用於國軍各項重大軍事投資建案,使各項武器裝備建置得以如期、如質、如預算完成,充分發揮國防預算資源運用效益。
(二)個人亦於國防大學管理學院資訊管理學系碩士班負責專案管理課程,就讀學生多數都是國軍管理階層幹部或公司部門主管,工作上均有負責或接觸專案的機會,但大部分的人僅有實務經驗,專案管理知識及理論基礎較為不足,為補強不足之處,後續於課堂上將PMBOKRGuide知識體系的五大流程與十大知識領域教授於學生,建立專案管理邏輯思考能力,並鼓勵考取專案管理證照,以提升職場的競爭力。
(三)人生其實就是一個超級大型的專案,每個人的生活中有著無數個大大小小的專案,取得PMP證照是一個階段的結束,而不是專案的結束,我們都要帶著這個階段完成的可交付成果繼續投入到自己規劃的專案階段,持續完成階段性的目標,並且秉持逐步完善的精神,管好人生、理好未來,創造屬於自己的品牌價值,才能營造更美好的生活。