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實務應用
實務應用
專案管理方法融入中階主管業務管理E化實作
作者
古永昌
作者簡介
元智大學資訊管理博士,於108年12月12日取得PMP證照,現為臺北市政府捷運工程局技術發展處正工程司兼課長。工作經驗為應用系統開發、機房維運管理、資訊安全及專案管理。有志於將專案管理知識體系推廣及應用於業務管理上,並期以「面對問題、解決痛點、持續改善、創造價值」的態度為工作圓滿、生活美好而努力。
文章內容
**全文在附檔

一、前言
對於一個公部門中階主管而言,其所扮演的角色往往就是承上啟下、有序的推動業務及完成臨時交付工作。在業務管理上經常有幾件事縈繞在心頭,例如:有什麼事該作還沒有作、什麼事要由那一位同仁去作、某件事辦理情形如何,逾期了沒有、某件事作完之後,相關檔案資料放在那裡,承辦人知道外還有誰知道或誰需要知道等等。在過去,業務推動主要的作法多是主管和同仁都有一本筆記本去記錄這些事,彼此勾稽,時而用電子郵件提醒,除了透過公文系統留存的業務資料或檔案外,多數仍存放在個人或其業務電腦中,當人員職務異動或離退時,業務是否能夠交接清楚則有如面對冰山一角,常有部份業務或檔案再向異動或離退人員請益或追討的窘境。
二、中階主管業務管理需求
專案管理的核心價值除了完成專案外,其重要組成還包括落實專案過程的經驗學習與持續改善,進而達到精益求精的目的。對應於實務需求,或可參考專案管理的方法進行組織業務各項工作推展,如需求與範疇的訂定、品質管理與流程改進、建立經驗學習機制等。因此,綜整前述需求,中階主管針對業務管理需要掌握的事項至少包括:
(一)工作日誌
(二)列管事項
(三)業務專案規劃
(四)經驗學習
三、實作專案管理方法融入中階主管業務管理
為了能滿足前述業務管理需求,接下來則利用G Suite進行「科室業務管理協作平台」實作設計。G Suite是Google整合了多項雲端服務工具,提供使用者工作需求而發展之辦公環境套組,包括gmail(即電子郵件)、雲端硬碟、協作平台(即網頁編製)、表單(即word/excel/ppt等文書編輯)等,透過建立Google帳號即可免費取得G Suite雲端服務,進階功能則須以付費方式取得。開通Google帳號後即可啟用協作平台進行科室業務頁面規劃、編製及透過發佈後讓被授權人員在網際網路中存取相關業務資料或檔案。首先,先以[協作平台]將各項業務佈置成「科室業務管理協作平台」相關頁面(如圖一所示),[協作平台]具備操作及頁面編製的便捷性,並提供六個網站模版(如簡單、亞里斯多德、外交官、憧憬、平面及印象)供使用者選用,再透過插入不同物件(如文字方塊、圖片、雲端硬碟及版面配置等)進行科室業務頁面編製即可完成此建置作業。以下則以「科室業務管理協作平台」中上級協作及列管連結區、工作日誌區、業務推展區、經驗學習區為例進行專案管理方法之融入設計與說明。
(一)上級協作及列管連結區
本區功能為連結上級部門之業務管理協作平台、所屬部門在業務推展過程中已明確定義需求與範疇之各項列管事項、及以隨想記事收納尚在構思之需求或相關事項。其中「連結部門業務管理協作平台」如有多個部門業務管理協作平台需要連結,只要取得各自之網路位置超連結(HyperLink)即可形成網站互聯網絡,依需求查找相關資訊。在「列管事項」部分則規劃如列管日期、列管層級(上級/處/課)、列管事項名稱、限辦日期、辦理人員、解除列管日期、辦理情形/作業檢討、指示事項等欄位將確定需求與範疇之各項列管事項填入並追蹤及管制辦理成效,亦可達到同仁間互相了解各自列管事項項目、辦理情形及長官加註意見等內容,有助於同部門業務訊息溝通及減少資訊落差,如圖二所示。
(二)工作日誌區
本區功能為業務同仁自行紀錄每日重要工作事項,再由主管定期檢視或批註意見,可規劃如日期、當日重要工作處理事項、辦理情形/作業檢討、指示事項等欄位,如圖三所示。「工作日誌」主要紀錄著當週重點工作、當日重點工作、當日實際辦理事項與檢討,除了讓同仁對自己的工作排定優先順序與負責任外,亦可讓主管即時了解同仁當下在進行何種工作,更可以透過適當授權讓其他同仁檢視,進而達到觀摩學習、激勵與良性競爭的效果。當面臨人員異動或離退時業務交接時,也可透過逐日累積的工作日誌了解過往處理之相關業務,可大大避免業務交接疏漏情形。
(三)業務推展區
本區功能為重要業務專案管理及綜合行政。「重要業務專案管理」是在重要業務上直接體現專案管理,亦即執行該重要業務有需求計畫書、範疇管理、成本及期程規劃、風險管制及利害關係人溝通等要素,再呈現於協作平台頁面,如圖四所示。圖四為Oracle Forms改版專案範例,其內組成可依業務需求進行規劃與配置。在本範例中「規劃簡報」為專案管理計畫書、「歷程資料」則用以掛載專案進行過程中的各項檔案、「期程規劃與管制」則是以工作分解結構(WBS)搭配相關辦理期程與負責人員(如圖五所)。事實上,這個專案乃至於WBS中各工作包亦登錄在前述列管事項管制表中。
(四)經驗學習區
本區功能為透過可動態編寫及協作文件進行專案業務執行經驗紀錄,它是以專案管理中工作分解結構(WBS)為基礎,並搭配使用表單、參考文件及經驗分享等目錄置放相關檔案或文件並進行文件超連結,如圖六所示。圖六之專家經驗即是負責人員在完成一項WBS工作包後,就所辦理內容進行紀錄與檢討,並逐步補實,以持續改善的理念作為未來辦理類似工作或人員經驗傳承時參考依據。
四、結論
專案管理有五大過程(如起始、規劃、執行、監控、結束)及十大知識領域(如整合管理、範疇管理、時間管理、成本管理、品質管理、資源管理、溝通管理、風險管理、採購管理及利害關係人管理)並可成為組織活動有效運作的知識體系。在此知識體系下,本文實作了專案管理方法融入業務管理之E化管理機制,同時以「共好」(如業務協作與分享)及「持續改善」(如工作日誌檢討與知識學習)的概念使用業務管理常遇到困擾或窘境迎刃而解。回顧過去的工作經驗,許多的工作應用專案管理知識體系應能做的更好。展望未來,在具備專案管理知識體系的基礎下,面對挑戰或困難將無畏所懼。