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【商業分析職人訪談】跨國企業職人訪談 張菀芯展現商業分析優勢征服專案!

文/周孟柔, PMP 

在你的日常生活中,是否也曾遇過這樣的情景?思考著功能相近的家電A跟家電B要買哪一個?又或是為自己的人生道路進行選擇、評估、分析?沒錯!這些生活中的決策,也是商業分析,「商業分析」並不是職場化的專有名詞。

於清華大學資訊工程系畢業後便一直從事軟體相關工作,曾在金融公司資訊部、軟體公司、科技廠擔任工程師,有多種程式語言開發和產業經驗。2012年進入美商西思艾軟體股份有限公司台灣分公司(現為子公司),陸續擔任系統分析師、專案經理、產品研發部經理、工程總監。2018年轉調美國總公司成為CEO特助,工作內容包含新產品設計、大型專案協調、內部系統管理與更新、協助公司新制度導入、市場行銷和銷售。

現任美商西思艾美國總公司CEO特助的張菀芯說,商業分析被大家看得太制式化,甚至覺得與自己無關,但其實人生中無時無刻都在做,只是大家沒有意識到這件事。「要不要做一件事情之前做分析決策,跟做一件事情過程中思考如何做完這件事,及做完後的評估都是商業分析範疇。」

投入時間與精力 要能看到回收
張菀芯是工程師背景出身,她笑著形容自己:「以前是不擅長溝通跟不喜歡溝通的人」,甚至「並不會特別去想,自己是不是在做商業分析」,而促使她想轉型投入「商業分析」領域,不單純走技術的原因,正是因為她觀察到這幾年產業環境的變化,隨著資通訊科技的迅速擴張,已不能再「一個技術走天下」,且產業變化如此迅速,在做一件事情之前,更需要考量執行後可以帶來的效益與價值,再決定要不要去做。

以她自己來說,求學期間Mobile App的相關技術根本還沒出現,但對於時下年輕人來說,早已是熱門的學科,這就是年輕人跟社會工作者不一樣的地方,資訊領域一直有新東西推陳出新、學無止境,「不可能40幾歲還跟20幾歲PK寫程式」。在擔任工程師一段時間後,她更深刻體會「科技來自人性,功能還是要解決人的問題」,此外,也發掘自己對分析很有興趣,並展現出潛力。不僅喜歡跟實際的使用者溝通接觸,了解使用者的想法,也會進一步評估、分析,思考如何透過系統提供有效的解決方案、幫助使用者改善遇到的問題,這讓她感到非常有成就感。

目前的工作範疇,讓張菀芯在商業分析領域有更大的發揮空間。以前在當工程師的時候,是以「專案型」的商業分析為主,2018年從台北子公司調任美國總公司晉升做特助,協助CEO、COO制定公司決策跟決定,要做大量現有資料分析、了解問題並做Root cause analysis,更多面向著重在「公司策略面」。「很多的商業分析,在專案前就可以開始。專案前的商業分析工作是很多公司普遍欠缺,但非常重要的,可以決定一個專案到底有沒有價值、有沒有必要去執行。」張菀芯說。

不是國外專屬!台灣也有商業分析
許多人對國內外商業分析的差別感到好奇,張菀芯分享自己這幾年待在台北及美國觀察到的實際現象,「美國現在念商業分析碩士的真的很多、很夯,也真的有很多職缺就叫商業分析師(Business Analyst)」但與傳統策略幕僚型的商業分析相比,有雷同卻不一樣,多數結合「數據分析」,也因此「現在很多相關工作是Business Analytics,而不是Business Analysis」。而在台灣則「很少有人掛商業分析師職缺,通常是跟專案整合在一起,目前很少專職在做,但很多兼職在做,例如:SA兼做BA、PM兼做BA,屬於混搭型」。

她進一步分享適合擔任商業分析師職務人才的特質,「具備商業分析思維的人,聽到一件事情後,會思考源頭根因、追溯找出真正的問題並解決問題,不易造成重工。沒有具備這樣能力的人,碰到問題要做決定、解決問題,或發起一件事情的時候,只能說一動、做一動,針對表象解決問題。」

慢一點才是快 別忽略商業分析
舉例來說,美商西思艾曾經執行過一個失敗的系統功能開發專案,公司內部的窗口,較缺乏商業分析思維,又剛好碰到客戶不知道自己的需求是什麼,因此在溝通系統功能的過程中,窗口依照自己的想法,構思客戶所要的功能,並請團隊開發,但功能完成後,卻沒有滿足使用者需求,專案團隊前面投入的資源與努力瞬間化為零。「在遇到問題的時候,要有雷達可以繼續追問、了解狀況,這樣才能看到更細節的問題。」

最近美商西思艾剛好在執行一個大型專案,客戶期望能有效管理未來在不同地區合作的跨國專案團隊成員,故在專案開始前,張菀芯與另一位主力成員,就啟動商業分析流程,雖然額外投入兩個禮拜完成專案前的評估分析,並且依照評估結果,需要先投入資源建置一套系統進行管理,但對未來雙方合作,卻帶來很大的效益與提升管理便利性。

客戶在看到西思艾提出的評估內容與解決方案後不僅很滿意,看到初步模擬的系統Prototype後更願意投入專案,也提升對西思艾的信任,讓雙方在合作基礎上有了很好的起始。最慢的路才是最快的路,在專案開始前進行商業分析流程的效益也在此顯現。「這一步如果沒有做,客戶不相信你的管理能力,也不會相信你能把自己管理得很好,就算把案子做得很好,客戶也沒有信心,BA不是花很多時間做,但一開始前期沒做好,客戶評價會很低。」張菀芯說。

專案管理+商業分析=未來無限
商業分析流程,不僅適用於組織企業,也適用在個人進行評估選擇上,過去大家沒有意識到這件事,但現在越來越多人在學習這一塊。張菀芯說:「一個公司文化要好、要有商業分析,需要高層的人重視,下面的人才有機會發揮;高層不重視,組織就不會有機會實現。」過去她用自己的能力跟專案成果證明「工作做得很好,可以跟商業分析思維很好畫上等號。」讓美商西思艾開始重視這方面思維、投入培養商業分析領域人才。目前許多企業內部,都具備專案管理相關人才,或有許多人會專案管理,從自己做起、讓組織開始重視商業分析,知道兩件事相輔相成,未來就會有無限發揮的空間與舞台。

 

文章來源:《專案經理》2020年06月號 商業分析 解決企業問題與痛點