文／周孟柔, PMP
身為專案從業人員，無論是專案經理(PM)或專案團隊(Project team)一員，最大且唯一的目標，莫過於「專案成功」。然而，根據美國專案管理學會(PMI)統計，全球每年有上萬件的專案，其中居然只有17%能成功，新產品開發的專案更只有千分之三的成功率，這數據不僅讓人直搖頭，更讓許多PM們頓失做專案的信心。但是，難道這窘境，沒有機會翻轉？專案團隊只能自我調適、釋放每次失敗後的壓力？錯！其實只要搞定專案前置階段的商業分析，就有大大的機會逃離失敗漩渦，走向專案成功之路、提升專案成功率。
現任之雲國際顧問有限公司副總經理的徐光明，在商業分析領域耕耘超過20年，他一針見血地指出：「商業分析主要是輔助公司能獲利賺錢。」企業執行專案的核心目標，無非「解決現有問題」或是發展一個「新的商業機會」，而無論是哪一種，都是讓企業繼續走下去，能永續生存的必備元素。移除路障，將能順利通往下一路口；抓住良機，將能搶下市場攻佔頂端。在啟動專案前，有全貌及系統性地了解商業環境及產業背景，將能幫助企業制定有效的策略方向，為組織帶來正面效益。
徐光明說：「目前全世界市場需求變動快速，商業分析可以睜大雙眼找到市場轉彎的『拐點』。」拐點就像PM們孰知的專案生命週期曲線圖的頂端及底端，起落的轉彎點，就稱為拐點。在企業裡，職能與產業市場環境分析、數據及競爭者分析、公司策略規劃、組織決策制定……等等相關的人員，通用的職稱為商業分析師(Business analyst)。徐光明生動地比喻：「商業分析師是情感豐沛的市場觀察家，只要願意觀察周邊的改變，生活上處處都是商業分析。」
「商機」無時無刻存在生活細節
舉例來說，在台灣無人不知、無人不曉的7-Eleven便利商店。早期台灣的社會環境，因為資訊不對稱，故雜貨店便成為購買民生商品的通路。但是雜貨店偏向個人化經營，店內要販售的商品，亦由雜貨店老闆一人決定，因此許多企業經常被拒於門外。為了彌補雜貨店的不足，70年代7-Eleven開始發展，擁抱所有企業，成為商家上架商品的通路首選。
隨著生活習慣改變，7-Eleven市佔率與市場接受度逐漸上升，觸角伸入各地城市及偏鄉，在蓬勃發展一段時間後，近幾年不斷看到7-Eleven更多元化的營業項目，例如：便當、麵包、咖啡、關東煮……等等，及不同店型的發展，例如：二代店、三代店、無人商店……等等。以店面空間來說，也越開越大間，坪數與早期店面相比，早已拓展成兩倍到兩倍半大小。7-Eleven轉型就是典型的商業分析案例，與你我相距並不遠，從日常生活中，充分觀察台灣消費者生活習慣、了解消費者變化與偏好，便能從紅海市場中脫穎而出，開創藍海新商機。
資訊科技帶來破壞性創新
提升商業分析應用率
在網際網路與行動裝置開始發展後，全世界可以說因為這兩個東西產生了相當巨大的改變。徐光明深入剖析，最明顯的就是：「現在企業遇到的商業環境跟過去不同。過去企業只要抓到市場趨勢，並從趨勢預測未來，多少可以抓到產品的樣子。」而開發相關產品後，只要將產品賣給消費者就可以獲利。但「資訊透明及爆炸讓消費者嘴巴更刁、眼睛更利、心更專注。」因為網際網路大大降低過去的資訊不對稱，行動裝置更促進人們可以快速便利地搜尋知識，早已與過去社會傳遞資訊的方式大相逕庭。
因此，現今市場呈現非常精準的分眾，每個族群要的東西越來越明確，消費者也變得更加聰明，能快速蒐集資料、比較差異，精準判斷什麼是自己想要的，什麼是自己不想要的。所以徐光明十分認同PMI所說「新產品開發專案只有千分之三成功率」的統計結果，但他也直言，就因為如此：「未來的世代要傾聽客戶的聲音，知道消費者要的產品長什麼樣子，將可以慢慢將產品開發成功機率從千分之三提升至千分之五。」觀察市場是商業分析一個重要的環節，透過了解消費者市場的轉動與現況，將能幫助公司產品開發順利。
以ViewSonic品牌為例，在1990時代非常盛行，那時候買電腦、選螢幕，ViewSonic都是唯一首選，因此對ViewSonic來說，只要產品做得出來、品質夠好，怎麼賣就怎麼賺，且一家獨大。但後來產品被大眾接受後，模仿就開始了，模仿帶來的後續效應是有許多相似競品誕生，致使企業間不得不開始削價競爭，也讓ViewSonic面臨後軍突起的窘境。2002年為了突破窘境，ViewSonic甚至推出全球第一台無線顯示器，還邀請比爾蓋茲親自展示，原以為會爆紅，但產品最終仍落得失敗下場，「原因就是市場改變，是市場決定公司營運命脈及產品好不好。」徐光明說。直到2012年，ViewSonic觀察發現旗下賣給學校的數位化設備賣得特別好，為了探詢及挖掘出客戶真正的需求，他們邀請老師到企業內部，將ViewSonic員工們當成學生真實教學，而ViewSonic員工邊觀察老師教學時需要的東西，後來發展出電子化白板產品，果真讓ViewSonic成功轉型、第二次創業，產品市占率目前高居全球第三。
專案成功關鍵 商業分析秘訣三步驟
而至於商業分析為什麼可以化腐朽為神奇？有什麼方法能夠做到這些？徐光明將之歸納為三個步驟：身段柔軟、數據蒐集、數據分析。第一個步驟身段柔軟，指企業要能放下身段，跟客戶、使用者互動，了解他們的需求；在了解需求後，第二個步驟要有數據佐證，支持自己的觀察結果；最後，在擁有數據後，要會分析數據，透過80／20法則幫企業找出主力產品跟預測趨勢，這三個步驟是商業分析非常重要的關鍵因素。
「透過數據化的佐證蒐集跟分析，抽絲剝繭找到當今社會跟市場，包含：台灣、亞洲、全球市場的脈動，找到市場轉彎點。」徐光明說。「商業分析給一個很好的框架，把一些步驟有系統的表現，前後都有鏈結性。」企業要能永續生存，套用商業分析的觀點，秘訣是要大規模觀察市場、大規模蒐集數據、開發正確產品、精準行銷、長期獲利，這五點若能持續維持，才能創造正向循環，確保有源源不絕的獲利。
商業分析可以幫助公司選擇可以做且值得做的產品，因此，在專案啟動前的前置作業，有沒有做商業分析便顯得非常重要，也是專案成功與否的關鍵點，「確保公司產品不會因為過去成功失去對市場的追蹤、認知、轉彎。」徐光明說。進入後疫情時代，商業環境的複雜性有增無減，市場環境的變化亦持續滾動，未來專案要做好，「商業分析」真的不可少，才能為每個專案指引正確方向，通往成功之路。
文章來源：《專案經理》2020年12月號 精準掌控風險管理 從此不再當專案救火隊!