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團隊協作革命:如何利用 Scrum 框架提升工作及專案效率?

團隊協作革命:如何利用 Scrum 框架提升工作及專案效率?

## 團隊合作 vs. 團隊協作
 
1. 團隊合作 v.s. 團隊協作:誰是現代企業關鍵致勝選擇?
 
在如今快速變化的商業環境中,團隊的成功越來越依賴於不同成員之間的協作能力。隨著日益加劇的市場競爭,傳統的團隊合作模式雖然在過去有其成功之處,但它的局限性也逐漸顯現,為此,企業領導者也需要重新思考團隊結構,尤其近年來「團隊協作」這一概念越來越受到關注,逐步成為現代企業成功的關鍵。
 
團隊合作:傳統模式下的效率與限制
團隊合作是一種將任務分配給不同團隊成員的方式。每個成員在自己的責任範圍內獨立完成分配的部分,最終再將所有部分匯集成整體成果。
 
優點:分工明確的高效運作
  • 效率很高:各成員專注於各自的職責,確保專業分工和高效運作。
  • 責任清晰:明確的職責分配讓成員清楚自己的責任範疇,降低責任混淆的風險。
 
缺點:欠缺靈活性與創新力
  • 缺乏靈活:各自獨立完成任務,難以應對需求變化或互相補位。
  • 創新不足:團隊都是本職者,缺乏跨職能的視角與靈活性,限制了創新潛力。
  • 透明度低:各自關注自己的部分,缺乏溝通,資訊透明度低,影響整體進度。
 
團隊協作:現代業務環境中的戰略優勢
團隊協作是一種強調所有成員共同參與的工作方式。每個成員都積極參與整個項目的各個階段,包括規劃、設計、開發和測試。決策過程中,所有成員都分享責任,共同討論和解決問題。
 
優點:創新驅動與適應快速市場變化
  • 靈活性高:跨職能團隊緊密協作,相互信任與支持,能迅速應對變化並互相補位。
  • 創新驅動:成員之間的知識與經驗共享碰撞出更多創意火花。
  • 透明度高:成員都了解專案全貌和進度,有助於團隊快速解決問題。
 
缺點:高溝通成本與協調挑戰
  • 溝通成本高:協作要求成員進行更多的溝通和協調,增加了時間和精力投入。
  • 協調難度大:成員之間需要高度協調,可能導致效率下降。
  • 角色多重疊:多職能合作可能導致責任邊界模糊,出現角色重疊的問題。
 
為什麼現代商業環境更需團隊協作?
在快速變化且競爭激烈的市場中,企業需要敏捷而靈活的團隊來應對不確定性。團隊協作可以:
  • 響應變化:跨職能團隊可立即調整策略,適應新的市場需求。
  • 激發創新:不同背景的成員共同討論能激發更多創意。
  • 加強凝聚:團隊協作增強成員間的信任和參與感,提高凝聚力。
  • 提高品質:跨職能團隊能從不同角度檢視產品,確保高品質交付。
但怎樣做才能讓團隊協作發揮效用?
 
2. Scrum 的力量:讓團隊協作變革更有效率!
## Scrum 如何有效促進團隊協作
 
什麼是Scrum?
Scrum 是一種敏捷開發框架,強調跨職能團隊的密切合作。最初用於軟體開發,但現已廣泛應用於不同領域,它結合迭代式與增量式開發流程的優點,能持續改進,有效適應市場變化。5分鐘了解Scrum的架構:https://youtu.be/iOKfi4IJStA?si=u4cKGlSuz6d42svU(影片版權出自長宏專案,若使用取得授權。)
 
通過 Scrum 促進團隊協作的6大好處:
 
1. 提高工作的透明度:Scrum 框架中每個事件都有清晰的目標,所有團隊成員都能對產品或專案進度和狀態有明確的了解,能更好的配合彼此。如:Daily Scrum 是向成員匯報每天的工作進度(Done&Todo)及目前遇到的瓶頸。
 
2. 強化成員的參與度:Scrum 鼓勵所有成員積極參與規劃和決策過程,並賦予開發團隊自組織的權限。每位成員都對產品的成功負有責任,也知道自己的職責和貢獻點,這增強了他們的參與感和滿意度。
 
3. 快速響應市場變化:短週期的迭代和持續的回饋機制能使團隊迅速調整策略。每個 Sprint 結束後,團隊可以根據最新客戶或使用者的需求來做修改,讓價值效益最大化。如:Sprint Review的成果展示會根據客戶代表及相關利害關係人的使用後回饋進行功能或產品優化。
 
4. 促進團隊的創新:跨職能團隊的成員擁有不同背景和技能,在協作中激發出新的想法。Scrum 框架鼓勵團隊成員在規劃和回顧會議中提出新的解決方案,他們有權決定如何最有效地實現每個 Sprint 目標。
 
5. 定期持續的改進:Sprint Retrospective 議讓團隊能具體地反思工作流程和方法,從中識別問題並制定改進措施,在下個迭代中實行,使團隊在工作流程上更有效率,也能留下組織過程資產讓後續相關性質的開發或專案團隊能夠參考。
 
6. 團隊績效的成長:當上述所有因素都發揮作用,團隊整體的生產力和效率也能有效提升,並能儘早識別風險,並以更優質地產品或服務來滿足客戶及市場需要。
 
Scrum真得能改善及提升團隊工作效能?
案例分享:企業如何用Scrum讓「團隊協作」動起來!
 
背景說明
在數位轉型和 AI 迅速發展的時代,企業面臨著如何適應新科技和技術的挑戰。同時,企業還需要優化現有商業模式、更新內部作業流程、升級組織結構,以提升客戶服務的效率和品質。叡揚資訊為保持競爭力,堅持持續優化產品,在公司總經理帶領下全面啟動數位轉型。
 
面對挑戰
客戶需求多變:市場需求不斷變化,產品現況難以應對客戶需求。
產品開發效率低:由於技術轉型的複雜性,初期的產品面臨開發效率低下的問題。
資訊不透明:不同團隊之間的信息流動不順暢,導致產品開發進度延遲。
缺乏市場導向:無法快速識別客戶需求,導致產品無法緊貼市場。
 
解決方案
叡揚資訊導入敏捷開發方法,其中包括採用 Scrum 框架,具體措施如下:
 

1.建立敏捷開發流程:

  • Daily Scrum:讓客服、顧問和業務團隊每天簡短討論進度和障礙,快速定義開發範疇和需要的支援。
  • Sprint 規劃與回顧:通過 Sprint planning和Retrospective,明確團隊目標並持續改進流程。

2.引入 UI/UX 資源:

  • 簡化操作界面:引入 UI/UX 設計資源,降低客戶操作難度,提升用戶體驗。
  • 滾動式規劃:根據客戶反饋,不斷改進和調整產品功能。

3.持續客戶回饋:

  • 收集市場反饋:建立與客戶之間的溝通渠道,持續收集反饋,並根據反饋調整產品功能。
  • Sprint Review:Sprint短週期的狀況能定期安排成品展示會議,讓客戶們階段性驗收並搜集建議,儘早調整方向。

4.團隊信任與合作:

  • 跨職能團隊協作:鼓勵團隊成員在不同角色間互相合作,建立團隊信任文化。
 
帶來效益
  • 產品開發效率顯著提升:通過敏捷開發流程的引入,產品開發效率提升了 25%,且產品已經推出 135 種不同版本。
  • 提高產品的市場導向性:叡揚資訊最著名的 Vitals ESP 系統就是通過敏捷開發實現的經典案例。產品以客戶需求為導向,快速迭代,獲得市場一致好評。
  • 增強團隊協作:Daily Scrum 和 Sprint Retrospective 加強了團隊間的協作與信任,使問題能夠及時暴露和解決。
  • 縮短產品驗證時間:敏捷方法的引入使得傳統流程需要一年驗證的錯誤在兩週內就能被識別並解決。
  • 應對後疫情挑戰:在疫情期間,叡揚資訊成功利用敏捷開發方法進行遠程工作協作,保持了開發效率和產品品質。
 
上述文章原文來自《專案經理雜誌》2022/12刊:https://bit.ly/3hyABiI
 
當然想要Scrum能在組織發揮作用?其中的關鍵人物「Scrum Master」就是成功因素!
 
3. Scrum Master的角色解析:團隊協作的秘密武器
 
Scrum Master 是 Scrum 框架中的核心角色,負責促進 Scrum 流程的正確執行,確保團隊保持對流程的理解和遵守。他們的主要責任包括:
  • 促進 Scrum 流程:確保 Scrum 框架得到正確應用,幫助團隊保持對流程的理解和遵守。
  • 解決障礙:幫助團隊解決阻礙進展的問題,並為團隊提供支持和協助。
  • 培養自組織能力:培養團隊的自組織能力,讓團隊能夠自行決策和解決問題。
  • 與產品負責人協作:協助產品負責人管理產品待辦清單,並保持與開發團隊的溝通。
 
Scrum Master 以人為本,情商高,樂於幫助團隊成員成長,就像龍舟船隊的鼓手,除了幫團隊加油,排除遇到的障礙,也會透過強勁的鼓聲讓團隊保持一致的步調,朝最終目標前進。
 
誰適合成為 Scrum Master:
職位:
★專案經理
透過使用適應性方法改善團隊協作、簡化流程並提高團隊成果。
★軟體工程師
適應不斷變化的需求,
將複雜的工作分解為可管理的事件,並逐步交付價值。 
★人事經理
提高團隊凝聚力,培養適應能力,並增強您的協調能力。 
★業務分析師
了解如何使用 Scrum 來開啟利害關係人的溝通
並確定需要改進協作的領域。
★設計師
透過適應性方法簡化工作流程、增強協作並優化創意流程。

成為優秀的 Scrum Master的關鍵:

  • 培養敏捷思維:理解並接受敏捷價值和原則,成為團隊的敏捷領導者。
  • 學習溝通和協作技巧:掌握高效溝通和協作的技巧,創造開放的團隊文化。
  • 正確知識掌握:參加認證課程或培訓,提升自己在 Scrum 運作的知識與能力。
  • 問題解決能力:能夠迅速識別並解決阻礙團隊進度的問題。
  • 教練與培訓技能:指導團隊成員理解和實踐 Scrum 原則,提高團隊成熟度。
  • 持續學習成長:持續參加社群活動,與其他 Scrum Master 交流,不斷學習。
 
4. 學習 Scrum 的途徑:證照還是自學?
 
探索 Scrum 學習的最佳途徑:證照課程與自學對比
 
證照課程的優點
  • 系統性學習:課程由專業講師指導,涵蓋 Scrum 框架的各個方面。
  • 實踐案例分享:課程中通常包含豐富的案例和實踐練習,能夠加深理解。
  • 認證價值:獲得國際認證的 ScrumMaster (CSM) 證書,對於求職和職業發展具有優勢。
 
證照課程的缺點
  • 費用較高:參加證照課程通常需要支付較高的學費。
  • 時間要求:課程通常安排在固定時間,需要安排時間參加。
 
自學的優點
  • 成本低廉:自學僅需購買書籍或參加線上課程,費用相對較低。
  • 靈活性高:可以根據個人時間安排學習進度,不受固定時間限制。
 
自學的缺點
  • 缺乏實踐指導:沒有專業講師指導,實踐經驗的積累可能較為困難,不好應用。
  • 內容不系統:自學時可能會缺乏系統性學習,導致知識點掌握不全面容,易誤解。
如何選擇適合自己的 Scrum 學習路徑:
  • 對於初學者:如果你是剛接觸 Scrum 的初學者,建議參加認證課程以獲得系統性學習和實踐指導。
  • 對於已有經驗者:如果你已有一定的 Scrum 經驗,可通過自學提升知識,並參加社群活動加強實踐。但若是您在執行Scrum時沒有看到成效或是失敗,鼓勵您透過完整的認證課程來對比,幫助您找出解決文題的方法。
  • 對於進階學習者:在擁有基本證照後,考慮進一步參加進階課程,如 Certified Scrum Professional (CSP)。
 
 
一位CSM的學習經驗:

JIAN,JIA-LIANG | 系統專案經理,50y

 
「系統專案管理趨勢解析:如何順應Scrum潮流」
我為何而來?
當前系統專案管理領域的市場趨勢日新月異,特別是Scrum專業證照課程的需求逐漸攀升。也想學習更多如何提升管理能力以應對各種工作上的挑戰。
選擇的上課方式?
面對工作與家庭事務的繁忙,以及地區限制,剛好長宏提供線上直播課程,我就選擇了視訊課程。
「解密Scrum 的成功案例:從課堂學到的實用技巧」
我在課程中獲得了什麼?
透過Scrum的學習,我能夠深入了解如何更有效地組織和管理專案,並且在日常工作中遇到的各種問題也得以迎刃而解。
課程中的案例分析和實際操作更是讓學員們能夠立即將所學知識轉化為實踐能力。透過成功案例的分享,能夠看到Scrum在實際工作中的應用效果,進一步激發了我學習的動機和信心。這些成功案例也證明了Scrum課程的價值和實用性。
「專業進修推薦:長宏專案,誠摯服務!感謝有加」
最後,我想對長宏專案管理顧問有限公司的團隊表達由衷的感謝。他們不僅提供了優質的課程服務,更在學員們學習過程中給予了耐心和指導。我會全力推薦他們的相關進修課程,因為我深信這將是一個對任何專案經理都有所裨益的投資。
 
 
結論:
​​通過充分理解團隊合作和團隊協作的差異,並在企業內部實施 Scrum 框架,企業可以更好地提升團隊協作效率,從而實現卓越的業務績效。Scrum Master 作為團隊協作的推動者和協調者,在這一過程中扮演著不可或缺的角色。選擇適合的學習路徑,掌握 Scrum 框架的精髓,將為個人和團隊帶來無限可能的成長和成功。