作者
陳虹帆
作者簡介
專業知識領域為國際公認反洗錢師（CAMS）、辦理一般公法類、刑事法類案件。公務員高考及格，因職務輪調需要，曾於消防、營建、司法及金融等性質之機關服務，除對各機關屬性之專業領域主動學習涉略外，亦希望能透過個人不同面向的自我學習，對組織提供正面效益。
文章內容
前言：
在進入金融單位前，我服務於公務機關部門，對專案管理的認知多僅限於建案工程和PM之接觸，直至調派至金融單位後，為因應金融市場環境及客戶需求的轉變，如何運用數位科技創新金融服務，即時更新產品與提升服務，使金融服務變得更有效率，已成為產業新興趨勢的重要議題。為配合金融監理單位的政策推動，常需規劃相關專案事宜，惟因項目多為創新業務，在業務的規劃、團隊的協調以及成果產出的期待上，常無前例可循故須耗費大量資源、人力及時間摸索始能完成。希望經過PMP的訓練學習後，在培養執行專案之能力上有所助益，亦能與顧問團隊資源相輔相成，讓專案範疇、時程、成本及品質管理上更有效率、效能的提升，以促進公司經營整體發展性。
下就PMP學習後，分享以專案管理流程的角度詮釋實務案例：
一、專案的起始與規劃
在專案起始前，通常需要進行需要評量，以確定專案是否能夠或值得進行。以特定業務導入ISO國際標準及驗證為例，公司必須考慮現有的法規、環境、技術及投入的成本是否可行以及取得驗證的把握。此外，取得驗證是否有助於取得主管機關核准相關的營業項目，就現有業務精進措施的肯定回饋及客戶對公司品牌信賴度的提升，都是在製作專案章程規劃時要考慮的範圍。
此外，在利害關係人的辨識上，如何準確地找出關係人，記下每個人關心、在乎的點，分析可能會造成的影響後再加以分類，在管理上絕對是專案成敗的重要關鍵。雖然推動認證已經組織高層獲准，但在擇定ISO國際標準驗證的業務範圍時，必然會遭受到受指定之業務單位抗拒，其他法令遵循部門或資訊、企劃等相關幕僚單位亦多抱持被動及觀望的心態，此時評定各個利害關係人的參與態度，制定良好的溝通方法與管理策略，將能大大有助於專案的順利推動。
三、專案的執行與監控
在獲得資源與發展團隊方面，可根據專案所需的資源管理計畫和資源需求，取得專案所需要的人力和資源。就該案來說，在專案執行初期，可依據選定導入國際標準的業務範疇，協調本次納入驗證範圍的人員加入團隊，例如第一線的作業人員、業務主管單位、法令遵循單位、稽核單位等；在外部資源部分，須另辦理採購，以獲得顧問公司的專業建議並由第三方驗證單位辦理認證事宜。因該項ISO國際標準為業界首次導入，在發展團隊時，對於團隊成員需進行教育訓練，讓成員瞭解驗證的規定及條文內容，適度的激勵提升士氣，讓其瞭解參與該專案取得認證之目標，將為業界第一家獲證公司，具有指標性意義之價值，使團隊成員在執行時有明確目標且同時能獲得成就感。
在管理溝通及管理利害人參與方面，於功能式專案組織中更需著墨管理，因龐大的科層組織協調聯繫較為龐雜，也易造成誤解或衝突。我們可依據溝通管理計畫書對利害關係人發布資訊與案件執行進度報告，例如每週進度的達標狀況及各單位現行待辦項目，會以電子郵件通知單位主管及承辦人，每月開會時以圖表及詳細文字敘明完成的工作成果；因應各單位所負責的工作及屬性而執行不同的互動策略，試圖可以讓大家的參與態度由C轉D，例如受指定的被驗證單位，於專案開始時相當抗拒，因該單位需投入相當的人力與資源配合，且對該ISO國際標準相當陌生，同業內亦無可參考詢問的前例，需配合條文修正作業規範內容及更新資訊系統功能等繁雜事項，項目皆處於高度不確定性之情形下，在互動策略上我們盡可能的提供法規、資訊上的資源協助及建議，藉由將現行規範與國際標準條文進行差異化分析後，明確的指引精進方向並強化溝通說明，以降低受驗證單位之不安感，適時搭配結合外部監督管理機關之政策方向效益，讓受驗證單位減少抗拒性並逐漸轉為中立的態度。
在管制採購方面，對於採購的項目及外包的工作進行履約管理，要監視及確保廠能商依契約執行和交付，最後並進行採購稽核與結束契約。依據政府採購法之規定，因本公司為公營事業，辦理採購應依該法辦理，由會計及稽核等監辦單位審查採購，監視評選到驗收過程有無符合政府採購法及相關作業規範，且不允許發生圖利廠商或收取回扣等弊端之情形。
在風險與議題管理方面，對尚未且不確定是否會發生的事件、專案進行中發生而影響專案目標或專案績效的問題、落差、不一致獲衝突，都需要進行相關管理掌控，才能避免專案失敗。例如本案中，我們希望在業界成為第一個獲得認證的公司，但第三方驗證單位的排程上是否能配合、其他同業間可能也在取得時間上展開競爭，在獲知同業亦在推動驗證時，我們辨識蒐集相關的資訊後，立刻依照風險回應策略，調整了驗證時程及作業方向，這些雖是先前已辨識出的風險，但執行的反應速度及落實，除牽動整個專案的運作節奏，亦可能影響專案目標能否達成。
四、專案結束與經驗傳承
在結束專案階段，為滿足完成專案所需要的活動，包含確認可交付成果已允收、產出最終的專案報告；與完成契約協議相關的活動，包含確認廠商已通過驗收，更新紀錄與歸檔資訊；其他如蒐集與傳達改善建議、衡量利害關係人的滿意度，進行管理知識及經驗學習等，都是必要的活動。以本案為例，因機關屬性企業環境因素之限制，預算的支出及外部採購須依循政府採購法辦法，該專案中涉及第三方驗證專業服務性，於規劃採購管理時，除可參考組織過程資產，尋找其他亦有驗證性質之案件，以產出招標方式選定、採購工作說明書、商源評選準則等；在結束專案時，則要確認契約要求項目皆已通過驗收、整理與歸檔採購案之卷宗及完成分階段請領款項，依循參考組織過程資產，能讓專案在推行時更臻完善，同時透過記錄此次專案期間所獲得的知識與經驗，在專案結束時彙整歸檔，成為經驗學習知識庫，亦有助於充實公司未來在推動其他專案時的學習資源。
小結：
在專案管理知識學習的過程中，暮然回首才發覺無論是在公務部門或是營利單位，從組織的企劃到個人的規劃，其實皆可運用專案管理的知識來改善效率及提升品質。專案管理從起始、規劃、執行、監控，再到結束的整個過程中，即為不斷改善調整和學習的過程，透過49個子流程的環環相扣及反覆操作，將有利於個人及組織學習。專案管理的課程，可讓我們建立較完整的系統性思考模式，提供遇到問題障礙時的解決技巧及方向，也希望透過自身學習前後的詮釋回饋，能和大家分享專案管理知識之價值所在。