作者
許士範
作者簡介
會計學經歷背景並具有台灣會計師資格，曾任職於半導體業、財務顧問業、電信業等行業，過往業界經歷主要為擔任公司內部財會及經營分析專員並曾擔任公司外部財務顧問，於過往工作經歷中有過跨部門、跨國大型專案之經歷，如企業內部ERP系統建置專案、跨國企業離岸風電建置投資之可行性分析專案。
文章內容
在考取PMP證照之前，我在任職於公司內部財務及經營分析職位時，也曾有過幾個跨部門的公司專案，例如：推行公司ERP系統的更新建置專案、跨BU(事業群)預算編列機制精進專案、跨國企業離岸風電建置投資之可行性分析專案，我很榮幸在職涯初期就可以有機會接觸這些大型專案並且成為專案團隊成員，但回頭來看也會覺得有些可惜，因為這些能對公司造成正面影響的專案，在執行專案當時我還未接觸PMP相關知識將最佳實務導入專案中，因此在專案遇到困難的當下，可能沒有選擇最佳的解決辦法而有效果且有效率的達成專案目標。不過這些在專案中曾經遇到的困難以及挫折，都在後續考取PMP過程中經由接觸最佳實務後，並重新對於先前的專案進行Lessons learned而成為未來執行專案的養分。
專案越是大型、越能造成廣泛的影響，就會牽涉到更大範圍的利害關係人參與，利害關係人的需求往往要花費更多的時間整合、並且判斷是否定義為能夠達成專案目標的範疇。在專案進行中，也會也因為各方利害關係人之間的利益相衝突，而大多數台灣的公司都是屬於階層式組織的狀況，常會遇到有公司內部的高階主管利用職權提出未在專案範疇基準中的新需求，這時候如果沒有守住底線、並按照範疇的規劃進行，很有可能就會造成範疇潛變，花費了規畫使用於專案的資源(時間、成本、人力資源、採購預算等)，但卻無法達成原始與各方利害關係人已經協調並達成共識的專案目標。
以下就專案執行的各個層面，分享於過往執行大型專案過程中的經歷與心得，並提出若重新有機會過往的專案，筆者認為應該採取如何的專案管理方式以提高專案的成功率：
專案組織架構：在執行專案所組成的團隊中，可以分為專案型、矩陣型、功能型，但在以往公司中從事專案的經驗都是採取功能式組織，功能經理具有絕對的權力來影響專案所需要的資源、並且將資源從專案中調離，這對於專案要於核准的時間基準中完成專案任務，會造成很大的困擾。又因為功能式組織中，功能經理對於專案成員的考績評比具有絕對的決定權，當功能經理對於非專案事務需要專案成員支援，專案成員往往有壓力優先將專注力和工作時間放在功能經理交辦事務上，即使該些事務與專案目標無關、或是會對專案產生排擠效益。因此若是專案的成功對於公司整體業務精進或是組織改變有著舉足輕重的重要性，我認為採行強矩陣以上的層級的專案團隊組織架構，更能夠讓專案經理專心且掌握專案成功所必需的資源。
利害關係人的需求及期望管理：各利害關係人對於其提出的需求，都會認為是最重要的，但專案經理要如何運用會議促進、以及人際關係技巧讓各方利害關係人在會議中達成共識，進而就共識的需求定義專案範疇，上述部份我認為專案管理中最困難的部分。在PMP的知識領域中也不斷強調有關利害關係人參與的管理，PMP也為專案經理提供相關的指引：運用人際關係及促進技巧，讓專案經理可以在後續的專案實務中就此部分有目的的精進相關技能、熟悉這項專案管理的藝術。
混合式專案管理方法論的採用：預測式專案管理方法論一般都是使用在範疇較為確定的專案上，但需要在專案開始之前執行較精細且耗時的規劃及估算。但實際上精確的估算往往無法趕上專案執行後產生的變化，因此常常造成前期已經花費很多時間執行專案規劃，在組織內部或是外部商業環境的變動下很快就失效並且需要重新規劃。但是否於專案中的某部分採取預測式，也取決於專案贊助者的態度，因為就算敏捷式專案管理可以在短時間內根據客戶需求交付產品的增量，專案贊助者也許還是無法完全被說服，而要求專案團隊必須於專案詳細規劃，如此才能比較安心，因此專案團隊也許還是就某些範疇較為固定的部分，可以採取預測式的做法。敏捷式專案管理中還是有許多的管理方式可供參考，例如：daily scrum, 時間盒限制, 僕人式領導, 審查會議。
Daily scrum：預測式專案管理在我的經驗中，很多時候專案經理會無法及時了解團隊所遇到的困難、以安排後續會議與團隊近一步討論解決方法；專案經理很多時候也以為團隊成員都知道在目前的專案進度下，成員都知道接下來應該要進行什麼工作，但在我的經驗中往往狀況不是如此，而daily scrum就提供了一個良好的工具來解決上述提到的問題。
時間盒限制：時間盒的概念源自於柏拉圖的80/20法則，因為執行專案任務的時間有限制、時間一到就必須停止工作的進行，因此應該要依據任務可交付價值來排列執行的順序，以便及早且確保專案大部分的價值可以交付給客戶。預測式專案中比較沒有像敏捷式中強調時間盒以及待辦清單事項的排序，但我認為在預測式專案中採取這樣的管理模式，可以讓成員們工作效率提升、客戶因為收到更多的交付價值而提升滿意度，並且團隊也因為沒有了無謂的加班，而提高了整體團隊的士氣。
審查會議：與時間盒相呼應的是審查會議，預測式專案最怕遇到的是團隊已經花了很多心力執行專案，但卻因為沒有及時從客戶得到對於可交付成果的回饋，因此造成團隊沒有取得與投入心力相對應的成就、客戶也沒有獲得滿意的可交付成果，這樣是組織最不希望看到的雙輸情況。我認為預測式專案最大的特點是前期比較詳細的規劃、以及範疇相對較為確定，但上述特點與定期審查的作法並不相衝突，因此我認為在預測式專案中採納定期審查會議更能夠提升專案的成功率。
考取PMP證照對於我來說，無疑是讓我有機會對過往曾經執行的專案做了整體專案流程的lessons learned，總結以上的專案執行心得，我認為未來在執行專案時，應該多採行混合式專案方式，同時兼顧專案贊助者的喜好和需求、以及運用敏捷式的專案管理手法以提高專案的成功率。