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實務應用
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跨領域之PMP運用-這個時代需要的軟實力
作者
鄭明健
作者簡介
鄭明健,台大醫學系畢業,曾到韓國首爾大學醫院和泰國王子醫院訓練,目前擔任皮膚科主治醫師和整形外科美容手術院長。2017年7月通過PMP。 當過老師、代理商、辦補教中心、開設手術房、代言產品、創立Dr.T醫美、開班授班
文章內容
一、前言
自小我做過很多份工作,包含老師和創辦補習班、行銷公司、代理商等等。過去工作都是以自身的經驗論在做事,時常需要通過碰壁而修正自己的觀念。用身體來學習教訓,效率低而慘痛,虧錢時會很心痛。如果只是一個安份而穏定的工作,不講求什麼突破或成就,其實就不需要去想這麼多。但是奮發向上的人,一定會遇到各種挫折,這時學習就顯出其重要性了。如何逹到最有效的學習,得到各種軟、硬實力,才能體現出一個人的價值。

硬實力方面,我自醫學院時期都有專業化的訓練。而軟實力一直是這個現代教育體制下缺乏的。通過學習PMP,鍛鍊自己的邏輯和管理知識,這就是一種很強的軟實力。這種軟實力,不只是運用在狹隘的專科領域中,而是可以應用在所有從大到小的領域,例如一個餐會的安排,到一家公司的創立等等,甚至人生的各種安排,都是一種專案。

二、專案管理概念的重要
PMP的概念明確的區分專案和作業的區別:專案是一個有始有終、有獨特產出的、會逐步完善的過程;而作業則是重複性的、沒有結束的過程。以我本身的個性,我不喜歡重複性的無趣的例行公事,所以我所做的事都是有壓力有挑戰的特殊產出事務,PMP就對我幫助很大。

例如我當代理商時,如何定義我代理商品的範疇、風險、貨品時程期限、利害關係人安排等等,都是需要用到PMP的概念。

如何沒有好好的規劃,而魯莽的投錢去做,最後吃虧的一定是自己,不僅浪費和金錢也浪費了時間,得不嘗失。一開始把想做的事先做可行性分析和成本效益分析,去計算這件事該不該做,做不做得成。接著就去思考如何把它做好做成功,先設立好章程,確定自己能運用的權力和資金,才能知識把握有幾成。

接著一定要去計算風險,畢竟風險是決定專案成敗最重要的其中一步。若無風險,專案大多會成功,但這怎麼可能呢?事先想到風險,就能留好應對方式和後路。若此風險太大,甚至會讓我們打消做此事的念頭。

很多人對於管理是沒有概念的,對很多事都得過且過,到最後一敗塗地而不知道原因在哪。這樣連學習的機會都沒有,只是浪費人生。

專案管理除了提供一個做事的參考方向以外,也提供了很重要的學習和紀錄概念。通過不斷的學習和紀錄,讓下一次可以做得更好,這就是PMP的逐步完善概念。紀錄這次失敗或成功的原因和應對方式,並提供建議,這樣未來再遇到類似的事時,就可以參考而解決此事。這種共好、互助的概念是非常可貴的,值得應用在各種工作和人生大事。相對的,若缺乏這種概念,那就是一個不會學習教訓的人,不斷的浪費時間在碰壁和消耗上。

雖然專案是有始有終,但我們留下的經驗知識寶庫,可以有利於我們下一個專案,或之後的後輩,讓下次可以更順利,不用犯相同的錯誤。這樣不是很棒嗎?因為有這個制度,我也可以從前輩的資料庫中得到寶貴的經驗,省下我很多的時間和金錢。

三、PMP的實體運用
設立手術房時,首先就需要有設立章程的概念:取得投資金主的授權和資金運用權,並了解老闆們到底想要我們提供的是哪一類服務?是單純的微整型呢?還是也需要局部麻醉手術?或甚至全身麻醉型手術呢?
每一種要求的手術房都有不同的規格要求和人員配置要求。風險、成本、時間也各自不同。是否在訂購手術燈到貨前,就可以先打廣告並施做微整型和局部麻醉手術呢?是否先請兼職助手,待全副麻醉儀器到位後,再聘請全職助手?還是要等到客源已經穏定之後呢?這些都需要事先明確的管理。

四、規劃風險管理與回應
在做各種專案時,通常會人算不如天算,出現各種新的風險或議題。而事先規劃和當下的快速矯正就非常的重要。例如:某廠商突然無法準時到貨,那我有沒有備貨或可借貨的名單?發生客訴,是否有請好法律顧問來應對這方面問題?

若發生了一些爭執或議題,馬上要紀錄並去查詢有無規定好的解決方式,而非放任的置之不理,以免釀成大禍。若無解決方式,就要馬上開會討論出權變措施,並把它寫進手冊之中。

五、衡突管理的重要
只要有涉及人的工作,都一定有衡突上的問題。人不是冷冰冰的機器,可以完全符合程式做事。人會有很多非理性的一面,而造成一些無謂的衡突或重要的衡突。這方面就是PMP中管理專案團隊的重要了。根據情況的不同,可以用合作、迴避、妥協、緩和等方式來解決。

例如某位客人需要進行何種手術,兩位醫師的意見不同,我們就用問題解決的方式,開會一起討論,到底怎麼做是最好的,來讓所有人都滿意。

而一些情況,例如美容師之間的爭吵,則可用奬金發放等緩和的方式,讓她們來共同專注在同一目標,去把手頭上的事做好。

六、結論:
人生就如專案,永遠需要逐步相善。
沒有人是完美的,一開始就可以洞察先知,做出毫無錯誤的規劃,並完美的執行。我們只能盡我們所能,去做到最好,若有錯,就再修正,做紀錄,避免以後再犯錯。學習的可貴就在於此。

K.Anders Ericsson提出了「一萬小時刻意練習」的概念,其實重點不在時間長短,而在逐步完善、越來越好。重復性的事,做再久,也難以成長。而用心的不斷改進,朝完美邁進,就會越來越好。

每一次做了某個決定,一定要好好紀錄,並作為下一次的參考。若完全沒有方向,則去參考PMP的大觀念,邊做邊修正,得出自己的心法。以這種方式來做事,一定可以無往而不利,越來越順利。